金字塔原理

自上而下法構建金字塔的步驟：

① 提出主題思想。

② 設想受眾的主要疑問。

③ 寫序言：背景一衝突一疑問一回答。

④ 與受眾進行疑問/回答式對話。

⑤ 對受眾的新疑問，重複進行疑問/回答式對話。

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金字塔原理是一種有效的思考與寫作工具，能幫助我們從任何一個位置出發，組織和表達思想。

這裡有幾個初學者常見的問題和解答：

① 自上而下的結構：

在寫作前，先搭建好文章的框架，避免一次性寫出整篇，因為這可能導致思路不連貫。

② 序言的重要性：

序言應以背景為起點，清楚呈現衝突和問題，這樣能幫助讀者更好地理解後續內容。

③ 思考序言：

在開始論證之前，花時間整理序言的內容，避免在寫作過程中混淆背景和衝突。

④ 歷史背景：

將歷史背景放在序言中，而非正文，以保持正文的邏輯性。

⑤ 讀者共識：

序言中應只包含讀者已知的信息，以避免引起不必要的疑問。

⑥ 推理方法：

在關鍵句層次上，使用歸納推理法比演繹推理法更易於讓讀者接受。

透過這些原則，我們可以更清晰地表達自己的觀點，提升寫作能力！

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想寫出引人入勝的序言嗎？以下是幾個關鍵原則，幫助你吸引讀者的注意力：

① 提示而非告訴：

序言的目的是「提示」讀者，而不是直接「告訴」他們某些信息。避免在序言中包含需要證明的信息，例如圖表，這樣能讓讀者更容易接受你的觀點。

② 講故事的三要素：

一個好的序言必須包含故事的三個要素——背景、衝突和答案。在較長的文章中，這三個要素不必按標準順序排列，但必須完整且組織成一個連貫的故事。

③ 根據需求調整長度：

序言的長度應根據讀者和主題的需要來決定。可以包括讀者理解所需的背景信息、你與問題的關聯、過去的研究發現及術語定義等，但所有信息最好用講故事的方式呈現。

此外，整篇文章的中心通常依賴於一個初始疑問。這個疑問是文章的核心，並且全篇只能有一個。如果有兩個疑問，它們必須互相關聯，否則會造成混淆。舉例來說，「我們是否應當進入市場？如果是，應當如何進入？」實際上只是一個問題，即「我們應當如何進入市場」。

如果你在思考序言時難以確定初始疑問，可以回顧你打算在正文中討論的內容。任何你想讓讀者知道的思想，都是因為這些思想能夠回答某個問題。透過倒推法，你也能夠構建出合理的序言，引導讀者進入你的主題。

掌握這些原則，讓你的序言更具吸引力吧！

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在寫作中，序言的結構往往遵循一些共同的模式，這些模式能幫助我們清晰地引導讀者進入主題。隨著時間的推移，你可能會發現，許多文章的序言都是在回答以下四類問題之一：

① 我們應該做什麼？

② 我們應該如何做（將如何做/是如何做的）？

③ 我們是否應該這樣做？

④ 為什麼會發生這種情況？

大多數文章的目的是告訴讀者在特定情況下應採取的行動。人們通常更關注具體的行動步驟，而對於為什麼會發生某種情況的探討則相對較少，除非是針對研究報告的初步發現。

根據你所處的工作環境，常用的文章模式可能會有所不同。以下是商務文章中最常見的四種序言模式：

● 指示式：針對「我們應該做什麼」或「我們應該如何做」等問題，直接給出行動指示。

● 請求支持式：針對「我們是否應該這樣做」等問題，尋求讀者的支持或共識。

● 解釋做法式：針對「我們應該如何做」等問題，詳細說明具體的執行步驟。

● 比較選擇式：針對「我們應該做什麼」等問題，提供不同選擇之間的比較，以幫助讀者做出決策。

掌握這些序言模式，能讓你的文章更具結構性和說服力！

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在商務寫作中，請求支持式備忘錄是一種常見的格式，尤其是在要求批准經費時。這類備忘錄的核心問題通常是：「我應該批准這一申請嗎？」這個疑問雖然隱含，但卻是讀者最關心的焦點。

要求批准經費的備忘錄通常遵循以下結構：

1. 背景 (S)：我們遇到了一個問題。例如：「如您所知，在過去四年中，我們部門的業績每年增長20%。然而，根據總部的規定，我們部門的員工編制一直維持在14人，導致員工必須超時工作，工作量依然不斷增加。」

2. 衝突 (C)：我們的解決方案需要多少經費。比如：「目前，我們部門積壓的工作已達22周，這對任何機構來說都是不可承受的。我們認為，購買一台價格為___美元的BM___，能有效減少工作積壓和超時情況。」

3. 疑問 (Q)：我應該批准嗎？

4. 回答 (M)：我們請求您盡快批准此申請。

為了讓經費申請獲得支持，通常需要提供三到四個標準理由：

① 解決問題刻不容緩：強調當前問題的緊迫性。

② 方案有效性：表明該方案是解決問題的最佳選擇。

③ 財務分析：展示採用該方案後節約的成本將超過支出成本。

④ 額外好處：如果適用，可以提到該方案可能創造新的業務機會。

這些要點不僅清晰地闡述了存在的問題和解決方案，還提供了必要的財務分析和潛在好處，以說服讀者支持你的申請。掌握這些結構，讓你的經費申請更具說服力！

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指示式溝通的重要性

在商業備忘錄中，「指示」是最常見的形式之一，旨在清楚地告訴某人該做什麼。這不僅是提醒，而是直接引導行動的關鍵。

例如，假設我們要召開一場銷售人員會議，目的是教導大家如何在連鎖商店中更有效地管理貨架。為了達到最佳效果，我們需要每位銷售人員提供他們所在地區一家存在問題的連鎖店的信息。這時，我們可以這樣組織開場白：

● 背景(S)：我們將在會議上教你們管理貨架的新方法。

● 衝突(C)：為了達到效果，需要你們提供所在地區一家存在問題的連鎖店的信息。

● 疑問(Q)：我們該如何提供這些信息？

這樣的結構幫助我們明確溝通，讓每位參與者都能理解自己的角色和任務。

再來看另一個例子：如果我們有一個工作流程手冊，並希望各部門以相同方式進行更新，我們可以這樣表達：

● 背景(S)：我們有一個工作流程手冊，任何違反手冊的行為都可能損害公司利益，因此需要持續更新。

● 衝突(C)：為確保手冊的一致性，更新時必須遵循相同的方式。

● 疑問(Q)：那麼這個方式是什麼？

明確的指示不僅能提高工作效率，也能促進團隊合作。讓我們一起提升溝通的質量吧！

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